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Conceitos, Finalidades, Funções

Arquivologia é considerada a ciência da informação, pois seu objeto de estudo são as funções do arquivo, além disso disciplina princípios e técnicas a serem observados no campo de estudo arquivístico.

Dá-se o nome de arquivo:

” Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade pública ou privada em decorrência de suas atividades”.

Cuidado!!!!

Os arquivos privados podem ser identificados pelo poder público, desde que seja de interesse público ou social, dessa forma é necessário que sejam fontes relevantes para história e desenvolvimento científico da nação.

+ Conceito de arquivos:

” Conjunto de documentos produzidos e recebidos por orgão públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos.

Galera, vocês notaram os conceitos acima citados e outros que estarão no decorrer do artigo, remetem a uma frase em especial, certo?

Perceberam, que é bem enfática, a seguinte questão:

“Em decorrência do exercício de suas atividades”.

Isso mostra que nem tudo pode ser considerado arquivo, ou seja, arquivos são , apenas , os decorrentes das atividades.

FICA LIGADO ☝

Pois bem !

Neste artigo , arquivologia, iremos abordar os conceitos, finalidades e funções, prepara o café que a leitura vai ser longa.

VAMOS !

Conceitos de Arquivologia

Segundo Paes : “A principal finalidade de um arquivo é servir a administração, sendo assim, com o passado o tempo serve de conhecimento histórico”.

Ainda, segundo autora: ” A função do arquivo é tornar disponível as informações contidas nos documentos sob sua guarda”.

Segundo o dicionário do Arquivo Nacional, arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza do suporte.

Esse conceito aparece muito em provas:

“Conjunto de documentos produzidos e recebidos por orgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de suas atividades específicas, bem como por pessoas físicas , qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”

Notaram, que o último conceito é bem completo, e além disso, traz algumas informações que necessitam ser explicadas?

Pois, então, vamos explicar!

Por certo, vocês querem saber os conceitos de informação e de suporte, além do conceito de documento.

Afinal de contas , arquivos e documentos estão intimamentes relacionados.

Documento é: ” A informação registrada em qualquer suporte”

Sendo assim , o documento vai ter uma informação que pode ser um conhecimento, por exemplo, bem como precisará de um material físico que é justamente, o suporte.

Para esse documento ter valor de arquivo precisa, necessariamente, ter valoração, ou seja, valores que podem ser: administrativo ou histórico.

Conceitos de Arquivologia Segundo a Banca Quadrix:

A banca Quadrix elaborou várias questões baseada nos conceitos de arquivos.

Vamos, então, ver algumas!

“Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.

“Consideram‐se como arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.

“O arquivo é composto de documentos produzidos em um único exemplar ou limitado o número de cópias”.

” Arquivo não é objeto de coleção, ele provém das atividades da instituição ou da pessoa”.

” Os documentos de arquivos constituem a evidência ou prova da execução de uma atividade dentro da instituição”.

Por fim, vale lembrar um detalhe que, inclusive, já caiu em prova também.

É o seguinte:

” A definição de arquivo não sofre alteração de acordo com seu suporte, mesmo sendo digital”.

Sabe por que esse fenômeno ocorre?

Simples, é qualquer suporte!!!!!

Independe se é físico ou digital.

É verdade que sempre aparece nos livros o conceito “suporte físico” , mas é questão de interpretação.

Afinal, também fala-se muito em qualquer suporte , e , o suporte digital é o mais utilizado atualmente , álias, os orgãos públicos já estão digitalizando seus arquivos e, utilizando o sistema digital próprio em muitas instituições governamentais.

No final , o que fica para nós é a questão da CESPE que considerou a seguinte frase como certa :

” A definição de arquivo não sofre alteração de acordo com seu suporte, mesmo sendo digital”.

Quais são as finalidades da Arquivologia?

 Segundo Rousseau e Couture: “Documentos servem para fins de prova, e são conservados pelo seus valores”

Os arquivos tem a finalidade de servir a administração da entidade que o produziu , além de servir de base para conhecimentos históricos da unidade.

Dessa forma, as finalidades da arquivologia são divididas em dois grupos a saber:

VALOR PRIMÁRIO/ ADMINISTRATIVO/FUNCIONAL

Todo documento nasce com valor administrativo, no entanto ao longo do tempo pode perder o valor primário.

Isso acontece porque o valor administrativo já atingiu todas as finalidades exigidas.

A primeira idade de um arquivo chamada também de corrente possue valor primário.

O valor primário tem como característica , além de outras a sua utilização de forma imediata, é tanto que os documentos de valores primários estão localizados nas fases correntes e intermediárias, demonstrando o fácil acesso.

VALOR SECUNDÁRIO/ HISTÓRICO/ PROBATÓRIO

Quando o documento perde seu valor administrativo, ou seja , a finalidade é diferente da original , eles passam a ser utilizados como fontes de pesquisas, para própria instituição ou por terceiros.

OBS: Quando o documento perde seu valor administrativo , pode ou não virar valor histórico, isso depederá da análise com duas variavéis : uma mantém o arquivo como permanente e a outra descarta o arquivo.

A terceira idade de um arquivo chamada também de permanente possue valor secundário.

O valor secundário tem como característica , além de outras a sua utilização de forma mediata, ou seja, não precisa de muita pressa para a utilização.

Documentos de valores secundários estão localizados na fase permanente, demonstrando acesso que se destina para consultas , pesquisas.

E, as Funções?

Em primeiro lugar , a função básica de qualquer arquivo é deixar disponível , toda e qualquer informação que está em sua guarda, custódia.

Dessa maneira , é indispensável para o arquivo que ele desempenhe de forma precisa e rápida a informação.

Outro ponto interessante é que as funções estão atreladas as finalidades, sendo assim algumas das funções dos arquivos são:

• Custódia, ou seja guarda dos documentos;
• Processamento técnico;
• Conservação e Preservação;
• Acesso aos documentos, ou seja, consultas e desarquivamentos.

Para resumir, as funções não aparecem em muitas questões de banca, pelo menos, deixa algo escrito, vai saber!

O artigo é basicamente composto de questões de bancas e, leitura no site do arquivo nacional, espero ter contribuido com os estudos.

Antes de você ir

Se você curtiu esse artigo, te convido a comentar e assistir a essa aula super interessante:

Caso tenha interesse na explicação de outros assuntos sinta-se à vontade de solicitá-los .

Abraços,

Charlene Plautz.

Publicado em: 23 de julho de 2021