Arquivologia Estágios de Evolução

3 IDADES Corrente, Intermediário e Permanente

A arquivologia quanto ao seu estágio de evolução passa por três fases, ou melhor, três (3) idades sendo elas: Corrente, Intermediário e Permanente.

No que diz respeito as provas de concursos que envolve a disciplina arquivologia esse assunto, Teoria das três Idades, é recorrente.

Outro nome que encontraremos nessa teoria é:

A tabela de temporalidade, que significa : o instrumento de avaliação que registra o ciclo de vida dos documentos de arquivo, conforme Vunesp.

Vamos ficar ANTENADOS com esse assunto.

Neste artigo iremos abordar, especificamente, essa teoria das três idades.

Portanto, em resumo, vamos tratar dos estágios de evolução do arquivamento, ou seja, as 3 idades do arquivo.

Tendo em vista, que essa teoria é, consequentemente, o caminho que o documento percorre ao longo de sua vida, por isso outro nome batizado para essa teoria é ciclo vital.

Em suma, é a GESTÃO DOCUMENTAL.

Conforme FGV, em uma de suas questões, a origem da Gestão documental surgiu na Comissão Hoover, nos EUA.

Como informa Cespe:

Na gestão de documentos inserem-se o plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade, como instrumentos que viabilizam o desenvolvimento das atividades.

A tabela de temporalidade controla o acúmulo dos documentos, permitindo a eliminação daqueles que não são mais necessários às atividades da instituição e a preservação dos considerados de valor permanente.

Além disso, serve como instrumento de aplicação das decisões tomadas no processo de avaliação, e, é fundamentada na teoria dos valores.

Corrente – 1ª idade

Refere-se a primeira fase de todo o Ciclo Vital do documento, sendo assim, é o início de tudo.

Essa fase é chamada também de primeira idade, certamente você já sabe

Mas , o que você não sabe é que essa fase é a com maior recorrência nas provas de concursos.

Da mesma forma, entendemos que se é o começo de tudo ela será a fase de produção do documento.

Para reforçar esse entendimento .

De acordo com Vunesp, o ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor se caracteriza como produção.

Conforme a banca IDIB, produção do documento é o ato de elaborar documentos em razões das atividades específicas de um orgão ou setor.

No artigo anterior, por exemplo, abordamos os conceitos de arquivologia, para esclarecer,as bancas trazem o conceito bem claro de arquivologia, onde os documentos são guardados em arquivos em razão de suas atividades.

Pois bem, o objetivo da primeira fase, ainda conforme a banca Idib, é o controle da produção de documentos garantindo uma melhor gestão dos recursos, consequentemente, produzindo documentos necessários.

Dica:

Acima de tudo, e o que é essencial saber sobre a primeira idade .

Os documentos são consultados frequentemente;
Possue valor primário; https://rodrigorenno.com/artigos/arquivologia/
1ª Idade;
Ocorre a gestão dos documentos;
Fase da Produção de Documentos;
São mantidos próximos aos produtores;
Fácil acesso para todos do setor ou repartição;
Da mesma forma, tramitam constantemente em outros setores.
Além, desses outros fatores.

O que fala as bancas sobre a primeira idade?

Quadrix:
“O arquivo de primeira idade guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional, e que possuem valor primário”.
” O valor existente no arquivo corrente é o valor primário dos documentos” .
“Na instituição, os arquivos setoriais cumprem funções de arquivos correntes”.

Cespe:
“Os documentos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos aos servidores que são seus usuários diretos”.
“A elaboração de padrões de documentos é uma atividade compreendida na função criação”.
“Um dos componentes do programa de gestão de documentos é a elaboração de diretrizes referentes à tramitação de documentos de uso corrente”.

Vunesp:
“A organização de documentos é uma das tarefas administrativas que requer muita atenção. Os conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas constantes são denominados arquivos”.
“A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam com maior frequência”.

Intermediário – 2ª idade

Essa fase também é submetida a tabela de temporariedade como todas as fases.

Por exemplo, ela é semelhante com a fase corrente, no entanto, os arquivos não são consultados com tanta frequência.

Da mesma forma ela apresenta valoração primária.

Uma caracteristica peculiar e como o próprio nome remete intermediário é, justamento, sua localização no espaço e tempo, pois fica posterior a corrente e anterior a permanente.

Dessa forma, a linha de raciocínio é essa:

Vai para fase intermediária documentos , cuja relevância não é urgente, no entanto necessária para o fluxo de atividade atual, ou seja, o documento ainda apresenta necessidade de fluxo, dentro das atividades, porém de forma menos contínua em relação a fase corrente.

Dicas:

Acima de tudo, e o que é essencial saber sobre a segunda idade .

Possue valor primário;
2ª idade;
Ocorre a gestão dos documentos;
Fase da Utilização de Documentos;
Os documentos aguardam decisão para a destinação;
Frequência de utilização baixa;
Permanência nessa fase de forma transitória;

O que as bancas falam da segunda idade?

Vunesp:
“Aqueles documentos que aguardam para que se tome a decisão sobre sua destinação final são os arquivos”.

Cespe:
“O arquivo intermediário armazena, por determinado intervalo de tempo documentos, pois ainda podem ser solicitados pelas unidades organizacionais que os acumularem”.
“No arquivo intermediário de uma instituição devem ser armazenados documentos administrativos que já não sejam utilizados com frequência”. (Adaptada).

FGV:
“Visando racionalizar a guarda dos documentos e economizar o custo com espaço físico e equipamentos, documentos que aguardam por um grande prazo para serem eliminados são enviados para os arquivos intermádiarios”.
São arquivos que têm sob sua guarda documentos de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando os prazos dentro da fase intermediária”.

Permanentes – 3ª idade

Os documentos nessa fase são arquivados de maneira definitiva, ou seja, o prazo de guarda tem destino final.

Consequentemente, podemos chamar a 3 idade de arquivo permanente.

Por exemplo, esses arquivo vão servir de consultas e pesquisas, é a fase da destinação do documento , propriamente dita.

Neste momento serão feitas análises para tomada de decisão quanto a permanência ou eliminação do documento.

Arranjo , de acordo com a FGV é: “A operação intelectual desenvolvida para o tratamento de um acervo, de modo que reflita a estrutura administrativa e as funções exercidas pelas entidades produtoras do acervo, incluindo a ordenação das séries dentro dos fundos e dos itens dentro das séries.

Para esclarecer trouxe esse conceito, pois o arranjo é feito na fase permanente, ou seja, terceira (3) idade.

Dicas:

Acima de tudo, e o que é essencial saber sobre a terceira idade .

Possue valor Secundário;
3ª Idade;
Não ocorre a gestão dos documentos;
Fase da destinação de Documentos;
Plano de destinação Final;
Tomada de Decisão entre permanência ou eliminação;

O que as bancas falam da terceira idade?

IDIB:
“Terceira fase: Destinação de documentos – “envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos…”
“É o final do ciclo de intervenção”.
“Última fase, mas não menos importante”.
“Nela que se irá avaliar se os documentos serão eliminados, ou, devidos ao valor permanente, se serão recolhidos ao arquivo”.

Cespe:
“O arquivo permanente é destinado à guarda de documentos que perderam seu valor administrativo, mas que ainda possuem valor legal ou histórico”.

Enquanto a Banca:

FGV:
“Arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor secundário”.
“O documento, no qual o valor secundário, é do tipo probatório /informativo” https://rodrigorenno.com/artigos/arquivologia/
“São exemplos de documentos de valor permanente, por exemplo, contrato social e escritura de imóvel”
” Arquivo permanente é o conjunto de documentos que são preservados de maneira definitiva em função de seu valor documental “.

Trânsito entre os Arquivos

Os documentos transitam entre os arquivos, além disso, apresentam nomenclaturas diferentes.

Em outras palavras, conhecemos um pouco sobre as três idades, ou seja, o transito dos arquivos.

Portanto, vamos conhecer , agora, dois pontos extremamente cobrados e, além disso, muito fácil de gerar certa confusão, a saber:

Transferência e Recolhimento.

Como já visto, entre os arquivos ocorre transições.

Em primeiro lugar, quando o arquivo encontra-se na fase corrente e passa para a fase intermediária o nome utilizado é transferência, inclusive, é a única transição de transferência na tabela de TEMPORARIEDADE.

Posteriormente, existe mais duas transições.

Chamadas de recolhimento, em primeiro lugar, ocorre da fase corrente para a permanente, bem como, em segundo lugar da fase intermediário para permanente.

Importante Lembrar:

A transição de corrente para intermediário ocorre é em razão do uso , ou seja, a frequência de uso do documento e, não pelo seu valor.

Decorrido o prazo no nível intermediário o documento passará, por exemplo, por uma análise.

Para esclarecer : O arquivo corrente pode ser recolhido diretamente para o permanente sem passar pelo intermediário, sendo normalmente, sequência lógica da transição.

E, as Bancas?

Em seguida, Vejamos essa pergunta da Cespe, no qual o conceito está correto:

Cespe:
“O trânsito entre diferentes tipos de arquivo que compõem um sistema ocorre por meio de transferências e recolhimentos”.

Para Resumir

Arquivos correntes – acesso restrito ao órgão produtor (gerador).

Quem responde pelos documentos são os setores de origem.

Arquivos intermediários – acesso ao documento pelo público apenas quando a sua fonte geradora autorizar.

Os documentos ainda pertencem ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de guardar o documento para o referido setor.

Arquivo permanente – acesso liberado ao público (não há restrições).

Os documentos passam a fazer parte do acervo dos arquivos permanentes, não pertencendo mais ao setor de origem do mesmo, devido ao seu valor secundário.

FONTE: Arquivologia Para Concursos – Série Provas & Concursos – 4ª Edição VALENTINI,RENATO.

Em conclusão , citações retirada das questões Cespe:

“A gestão de documentos deve ser feita nas três idades documentais”.

“A produção, a utilização e a destinação dos documentos são as três fases básicas da gestão de documentos”.

“A gestão de documentos inclui a coordenação da equipe de trabalho do arquivo e do espaço físico em que o acervo está armazenado”.

“A teoria das três idades é utilizada para configurar a tabela de temporalidade”.

“O trajeto da documentação, que inclui sua tramitação até sua destruição ou destinação à guarda permanente, de acordo com suas funções, corresponde ao ciclo vital do documento”.

“Um documento de arquivo com valor primário pertence ao arquivo corrente ou arquivo intermediário”.

“A preservação da informação arquivística governamental é englobada pelo programa de gestão de documentos”.

Como resultado,observa-se : A gestão documental e seu ciclo de vida é um assunto bastante relevante em provas de concursos.

Em síntese, partiu estudar?

Aguardem o próximo artigo !

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