A partir da elaboração do planejamento (processo formal) a organização terá capacidade de identificar e diagnosticar situações problemáticas, desenvolver soluções alternativas, analisar essas alternativas, escolher a alternativa a ser utilizada, implementar essa escolha e avaliar posteriormente se foi a melhor decisão. Isto permitirá a organização reagir às ameaças ou às oportunidades identificadas no decorrer do processo e, ainda, tirar aproveito dessas circunstâncias identificadas para conquistar vantagens competitivas perante seus concorrentes.
Deve-se elaborar o planejamento por quê?
A dinâmica do mercado econômico global exige que cada vez mais as organizações preparem-se as novas tendências, inovações e oportunidades.
Nota-se que o planejamento é um processo racional, formal e sistemático de tomada de decisão a respeito de objetivos e atividades que serão desenvolvidas no futuro por uma pessoa ou por um grupo de trabalho para uma organização.
Quais são os principais passos do planejamento?
Como o planejamento é um processo de decisão, a abordagem contingencial defende que se inicie por uma análise situacional que por razões de limitação de tempo e de recursos seja, apenas, elaborada de forma sintética – ou seja, reduzida e simples –, com a apresentação de um relatório que destaque as informações relevantes que devem observadas pelo processo de planejamento formal.
Enquanto, a análise situacional abrangente compõe-se de técnicas e ferramentas administrativas mais específicas de avaliação com capacidade de examinar as influências do ambiente externo – não presentes na análise situacional sintética -, entre outras, como: a percepção no horizonte de eventos sobre tendências e oportunidades que possam gerar novas fontes de receita; a descoberta de mercados não previamente identificados; o estudo de eventos passados que são, potencialmente, prejudiciais as estratégias definidas caso ocorram novamente no futuro.
Por conseguinte, as influências externas possuem a capacidade de requisitar uma mudança de postura na gestão interna da organização (ambiente interno e intelectual), principalmente, porque não há organização que consiga exercer influência significativa suficiente para obter o controle do ambiente externo (ambiente geral e operacional), em razão da sua dimensão, complexidade e distintas variáveis.
OBS.: Lembrando-se que estamos nos referindo a empresas e, portanto, sem entrar no mérito de países e suas geopolíticas.
O resultado desse passo é a identificação e o diagnóstico de problemas presentes no planejamento.
A segunda etapa do processo de planejamento deve gerar metas e planos alternativos (estratégias) que possam ser utilizadas no futuro a novos planos de ação com a finalidade de readequá-las aos objetivos propostos no planejamento inicial.
Em seguida, o administrador deve avaliar os benefícios, os desafios e os efeitos potenciais de cada objetivo e de cada cenário alternativo. É fundamental nesse processo prever as consequências que poderão ocorrer se as várias opções forem efetivadas. A gerência deverá considerar diversos tipos de consequências, como: efeitos em mensurações financeiras ou em outras formas de desempenho. E, com isso, avaliar a prioridade, a desistência ou não de metas e a inclusão de considerações adicionais aos planos alternativos projetados para alcançar as estratégias de máxima prioridade.
A quarta etapa refere-se a consideração das possíveis consequências em relação a seleção estratégica, ou seja, diante de possíveis cenários que determinada escolha atende da melhor forma as estratégias e objetivos organizacionais. Para isso, é fundamental compreender os seguintes conceitos: maximização, satisfação e otimização.
- Maximização resulta no máximo benefício ao menor custo, com o maior retorno esperado.
- Satisfação significa que a busca por alternativas termina quando se encontra a primeira que resolva o problema, ou seja, quando se satisfaz compara-se a solução obtida com as metas, mas não com outras alternativas de solução.
- Otimização significa que se atingiu o melhor equilíbrio possível entre várias metas, por exemplo, a procura de qualidade e durabilidade de um produto perante o seu preço de compra.
A penúltima etapa está relacionada a execução da altenativa escolhida, porém essa implementação deve ser cuidadosamente planejada para ocorrer da forma correta. Esse planejamento deve-se requerer a obdiência aos seguintes passos:
- Ordenar cronologicamente, com a montagem do fluxo do processo, os passos necessários para se chegar no resultado operacional adequado.
- Listar os recursos e atividades necessários para implementar cada passo.
- Estimar o tempo necessário de cada passo.
- Atribuir responsabilidade para cada passo e para cada membro participante da implantação do processo.
Já a última etapa refere-se ao monitoramento e controle com a finalidade de averiguar se a seleção estratégica foi adequada ou inadequada ao problema identificado na primeira etapa. Caso, a resposta obtida for inadequada o processo deverá retornar a terceira etapa para readequar a solução necessária a situação identificada.
O que difere os objetivos dos planos organizacionais?
Objetivos são alvos ou metas que se deseja alcançar, além de serem específicos, desafiadores e, se possível, devem ser quantificados e associados a um horizonte temporal. Todo objetivo definido deve ser aceito tanto por administradores (plano estratégico) como também pela gerência (plano tático) quanto pelos encarregados (operacional) de atingir os resultados.
Planos são ações ou meios de que a administração dispõe para alcançar os resultados. Eles devem ser elaborados em conjunto ao desenvolvimento de ações alternativas que possam conduzir a realização de cada objetivo e dos recursos necessários para a execução das ações não previstas no planejamento inicial.
Há alguma semelhança entre o Processo de Planejamento Formal e o Planejamento Estratégico?
Normalmente, um processo de planejamento formal conduz a um conjunto de metas e planos escritos que são adequados e viáveis dentro das situações previstas. Em razão disso, a prototipagem de cenários presente no planejamento estratégico conduzem, respectivamente, a geração, avaliação e a seleção de alternativas.
E, também, deve ser elaborado um plano de contingência vinculado a cada cenário projetado. Portanto, o administrador perseguirá as metas e, consequentemente, implementará os planos associados ao cenário mais provável à frente das situações encontradas no momento.
O passo final do processo formal de planejamento é essencial, pois constitui um processo contínuo e repetitivo, do qual os administradores devem monitorar, diariamente, o desempenho efetivo das unidades de trabalho de acordo com os objetivos e planos de cada unidade. Assim como, devem desenvolver sistemas de controle que permitam à adoção de ações corretivas ou nas ocasiões em que os planos forem inadequados ou quando as situações se modificarem diante das estratégias iniciais, previamente, definidas.
No próximo artigo abordarei sobre o processo de administração estratégica, popularmente, conhecido como: Planejamento Estratégico!
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Thiago Colella
